Le scanner est un équipement destiné à numériser des documents afin d’en faciliter le stockage et la manipulation. Il faut dire qu’il a de nombreux atouts :

Pour un accès en tout lieu et en tout temps

De nos jours, les entreprises travaillent en ligne via le cloud computing. Cette révolution des approches métiers touchent désormais à la manipulation des documents. Ainsi, avec un scanner branché en réseau, il est possible de partager un document immédiatement après sa numérisation, peu importent le moment ou l’endroit.

L’autre grand atout d’un scanner est la possibilité d’accéder à un document scanné qui est également consulté par un autre utilisateur. Cela permet d’augmenter la productivité et offre un gain de temps, temps qui pourra alors être consacré à d’autres activités. Plus besoin de tout photocopier en plusieurs, il suffit de scanner et partager.

Pour protéger vos documents

Quoi de plus rageant que de voir ses documents papiers archivés depuis des lustres être détruits à cause d’un incendie, d’une inondation ou par une invasion de blattes et de rats ? Afin de se prémunir contre tout risque de détérioration, optez pour un scanner. En numérisant vos documents, vous pouvez en faire des copies à l’infini et les stocker où bon vous semblera. A part les catastrophes, le risque de perte et de déclassement de documents existe au quotidien. Conserver une copie numérique des documents est la solution idéale.

Pour résoudre les problèmes de formats

Le souci avec l’archivage non numérisé réside en grande partie dans la multitude de formats. En effet, il arrive que nous stockions des cartes, des microfilms, des microfiches, des documents au format original, des diapositives, etc. Difficile de s’y retrouver ! Pour y remédier, le choix le plus évident consiste à s’équiper d’un scanner de documents. Les formats de sortie de ce type d’appareil est selon vos préférences le PDF, le JPEG et quelquefois le .doc.

5 raisons d’acheter un scanner de qualité

Pour gagner de l’espace

Imaginez un instant la quantité de documents que vous devez stocker dans vos armoires et vos tiroirs chaque année et pensez à cette quantité dans 10 ans. Le gros désavantage de l’archivage sur papier est là : il faut de la place. Beaucoup de place. Avec un scanner, plus besoin de vous tracasser à propos de la taille de vos armoires et même celle de vos locaux. Tous les documents scannés sont stockés sur disque dur dans un serveur guère plus encombrant qu’une paire de bottes. L’espace utilisé pour vos archives pourra alors servir à autre chose comme un bureau pour un nouveau collaborateur.

Pour gagner du temps

Un des critères les plus importants dans le choix d’un scanner concerne la vitesse de numérisation. Bon nombre de scanners de documents ont une vitesse de 25-40 pages par minute. Certains modèles professionnels montent jusqu’à 150-160 pages par minute, ce qui fait gagner énormément de temps. Et comme le temps c’est de l’argent, vous ferez une économie des deux denrées avec un scanner recto verso.

Grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères ou OCR, il est possible de rechercher un passage spécifique dans un document numérisé. En effet, rechercher une information ou un petit passage dans un dossier peut nécessiter de longues heures. La recherche par mot clé permet de retrouver le passage recherché en un temps record.

 

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